Kilka lat wstecz powszechną praktyką stało się równoczesne posługiwanie się kilkoma odrębnymi aplikacjami do różnych aspektów pracy. Praca nad zadaniami trafiała przede wszystkim do Asany lub Trello, wymiana informacji odbywała się za pośrednictwem Slacka, ewidencja czasu wykonywania obowiązków prowadzona była w Togglu, natomiast kwestie finansowe i budżetowe projektów trafiały do Excela.
Rozproszenie obowiązków między aplikacjami
W tamtym okresie niemal każdy zespół projektowy korzystał z tego samego schematu. Zadania były przypisywane i śledzone w dedykowanych systemach do zarządzania pracą, komunikacja zespołowa toczyła się w odrębnym kanale czatu, godziny spędzone nad poszczególnymi elementami projektu rejestrowano w specjalnym narzędziu do mierzenia czasu, a wszelkie rozliczenia budżetowe przygotowywano w arkuszu kalkulacyjnym. Taki model wymagał od pracowników ciągłego przełączania się między oknami programów i ręcznego przenoszenia danych z jednej aplikacji do drugiej.
Przykłady codziennego użytkowania
Typowy dzień zaczynał się od sprawdzenia listy zadań w Asanie lub Trello. Następnie członek zespołu przechodził do Slacka, aby omówić szczegóły z kolegami lub otrzymać nowe wytyczne. Po zakończeniu części prac otwierał Toggl, aby dokładnie zarejestrować ile minut lub godzin poświęcił na dane działanie. Na koniec dnia lub tygodnia te same informacje o czasie pracy trzeba było przenieść do Excela, żeby obliczyć koszty i porównać je z założonym budżetem projektu. Każda z tych czynności wymagała osobnego logowania i odrębnego interfejsu, co wydłużało cały proces.
Taki sposób organizacji pracy był uznawany za standard i niewiele osób kwestionowało jego efektywność. Firmy inwestowały w licencje na kilka różnych platform jednocześnie, a pracownicy musieli opanować obsługę każdego z tych narzędzi. Przenoszenie informacji odbywało się najczęściej ręcznie, co niosło ryzyko pomyłek i opóźnień. Mimo to model ten funkcjonował przez wiele lat i był akceptowany jako naturalny element codziennej rutyny w biurze.
W praktyce oznaczało to, że jedna osoba mogła w ciągu dnia korzystać z czterech lub pięciu różnych programów, z których każdy służył do innego celu. Asana lub Trello odpowiadały za strukturę zadań i terminy, Slack zapewniał szybką komunikację, Toggl dostarczał precyzyjne dane o czasie, a Excel pozwalał na elastyczne zarządzanie finansami. Żadne z tych narzędzi nie było w stanie samodzielnie obsłużyć wszystkich wymienionych funkcji, dlatego konieczne stało się ich równoległe użytkowanie.
